Drei Monate vor eurer Hochzeit ist es höchste Zeit, das Catering noch einmal mit allen Details auf den Prüfstand zu stellen. Ein häufiger Fehler: Paare bleiben bei der Standardauswahl und vergessen die besonderen Bedürfnisse einzelner Gäste. Ob Allergien, Unverträglichkeiten, Religion oder Ernährungsformen – jede kleine Abweichung sollte klar kommuniziert werden. Bedenkt auch, ob es Kinderportionen, vegane Menüs oder kulturelle Speisen braucht, damit sich wirklich jeder Gast willkommen fühlt.
Legt eine Liste mit allen besonderen Essenswünschen an, die ihr mit dem Caterer abgleicht. So wird nichts übersehen – und ihr zeigt euren Gästen, dass ihr ihre Bedürfnisse ernst nehmt.
„Wir hatten alles perfekt geplant – bis uns einfiel, dass zwei Gäste Muslime sind. Zum Glück konnten wir noch ein kultur-freundliches Gericht einbauen. Ohne rechtzeitige Rücksprache wäre es unangenehm geworden.“ – Samira & Lukas
Ein klassischer Planungsfehler: Der Caterer bringt großartige Speisen, aber die Logistik funktioniert nicht. Wo stehen Buffet und Dessertstation? Ist genügend Platz für die Hochzeitstorte eingeplant? Wie viele Servicekräfte kümmern sich gleichzeitig um die Gäste? Wer bringt Teller nach, wenn viele Kinder dabei sind? Diese Fragen müssen jetzt geklärt sein – sonst drohen am Hochzeitstag Chaos und Wartezeiten.
Aber fragt zunächst nur danach! Wenn der Caterer euch diese Sorgen professionell nehmen kann, vertraut ihm! In diesem Gewerk sind in der Regel Profis am Werke, die empfindlich auf solche Fragen reagieren könnten.
Wenn ihr merkt, dass hier Unsicherheiten bestehen: Geht die Location mit dem Caterer ab und plant die genauen Stationen, Laufwege und Abläufe. Besonders Dessertbuffets und die Hochzeitstorte sollten nicht in der letzten Minute improvisiert werden.
Ein besonders häufiger Planungsfehler: Ein Grill- oder Smoker-Buffet wird gebucht, ohne einen Plan B für Regen zu haben. Was, wenn der Caterer davon ausgeht, dass die Gäste sich ihre Portionen direkt an der Grillstation holen – und dann schüttet es? Klärt unbedingt, ob es überdachte Bereiche, Zelte oder Pavillons gibt. Auch Warmhalte-Behälter auf dem Buffet sind Pflicht, wenn die Ausgabe draußen nicht gesichert ist. Nur so bleibt das Essen appetitlich und die Stimmung entspannt.
Besprecht mit eurem Caterer ein klares Konzept für Schlechtwetter: Unterstellmöglichkeiten, Wärmelampen oder die Option, die Grills in überdachte Bereiche zu verlagern.
Nichts ist unangenehmer, als wenn Gäste lange Schlange stehen. Vor allem bei großen Hochzeiten führt der klassische „Tischaufruf“ zu Frust und Unruhe. Sprecht deshalb mit eurem Caterer über clevere Lösungen: Vorspeisen können direkt am Tisch serviert werden, während sich die Gäste für den Hauptgang am Buffet anstellen. Bei über 80 Gästen empfiehlt es sich, zwei identische Buffets aufzubauen – so halbiert sich die Wartezeit.
Der Caterer hat die Erfahrung mit eurer Gäste-Größe. Fragt aber trotzdem nach und zeigt, dass ihr diese Situation für eure Gäste vermeiden möchtet. Ein reibungsloser Ablauf sorgt für gute Stimmung – und ihr gewinnt Zeit für Programmpunkte wie Reden oder Spiele.
Ein weiterer Stolperstein: Speisen, die für bestimmte Gäste ungeeignet oder gar gefährlich sind. Achtet auf Nuss-, Gluten- oder Laktoseintoleranzen und gebt dem Caterer genaue Informationen. Für Kinder sind eigene, einfache Menüs wichtig. Ebenso darf die Getränkeplanung nicht unterschätzt werden – zu wenig Wasser im Sommer oder fehlender Kaffee nach dem Dessert sind echte Stimmungskiller. Legt Zuständigkeiten für Nachbestellungen fest und plant eine Reserve ein.
Wenn ihr ein hauseigenes Catering in einer Location bucht ist das oft kein Problem, da immer genug Nachschub in den Kühlhäusern steht! Ein erfahrener Caterer, der nur für euch und eure Hochzeit liefert, plant mindestens 20 % Getränkereserve ein. Klärt in diesem Fall auch die Abrechnung von Restbeständen. So habt ihr Sicherheit – egal, ob mehr oder weniger getrunken wird als gedacht.
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Antworten auf die wichtigsten Fragen rund um euer finales Hochzeitsmenü oder Buffet
Viele Paare vergessen Details wie Allergien, kulturelle Essgewohnheiten oder kinderfreundliche Menüs. Auch die Logistik wird oft unterschätzt – etwa fehlender Platz für das Dessertbuffet oder eine schlecht organisierte Ausgabe am Buffet. Ein weiterer häufiger Fehler ist, dass Getränke zu knapp kalkuliert oder Zuständigkeiten für Nachbestellungen nicht festgelegt werden. Wer diese Punkte übersieht, riskiert Stress und unnötige Zusatzkosten.
Fragt frühzeitig bei euren Gästen nach und erstellt eine klare Übersicht, welche Allergien oder Unverträglichkeiten bestehen. Gebt diese Liste direkt an den Caterer und bittet darum, dass alle betroffenen Speisen deutlich gekennzeichnet werden. Wichtig ist auch, dass das Servicepersonal informiert ist, damit keine Missverständnisse entstehen. Besonders bei Nüssen oder Gluten muss eine strikte Trennung eingehalten werden, um Gesundheitsrisiken zu vermeiden.
Zu den größten Fehlern zählen eine zu knappe Kalkulation von Wasser und Softdrinks bei Sommerhochzeiten sowie das Vergessen von Kaffee- oder Teeangeboten zum Dessert. Auch Mitternachtsgetränke werden oft nicht bedacht. Zusätzlich kommt es häufig vor, dass keine klare Regelung für Nachbestellungen vereinbart wird – was zu Engpässen oder überteuerten Last-Minute-Bestellungen führen kann. Das gilt jedoch meist für externe Caterer. Inhouse Caterer haben in der Regel genügend Nachschub in den Kühlhäusern und Lagerflächen.
Besonders bei großen Hochzeiten kommt es leicht zu langen Schlangen. Sprecht deshalb mit eurem Caterer über Alternativen: zwei identische Buffets parallel aufstellen, Vorspeisen direkt am Tisch servieren oder Servicepersonal einsetzen, das gezielt Teller bringt. So verteilt sich der Andrang und die Gäste verbringen weniger Zeit in der Schlange – und mehr Zeit gemeinsam am Tisch.
Ein Grill- oder Smoker-Buffet funktioniert nur, wenn es auch bei schlechtem Wetter abgesichert ist. Ohne überdachte Bereiche, Pavillons oder Warmhalte-Behälter landen die Gäste im Regen und das Essen wird kalt. Klärt mit eurem Caterer, wie er die Grillstationen wetterfest macht und ob er Warmhalte-Alternativen am Buffet bereitstellt. Eine frühzeitige Absprache spart euch am Hochzeitstag improvisierte Notlösungen.
Ein häufiger Fehler ist, Kinder beim Catering zu vergessen. Viele essen keine komplexen Menüs oder exotischen Speisen. Sprecht daher mit dem Caterer über spezielle Kindergerichte wie Nudeln, Pommes oder kindgerechtes Fingerfood. Achtet auch auf kleinere Portionen, damit keine Lebensmittel verschwendet werden. Das sorgt dafür, dass Familien sich willkommen fühlen und die Kinder glücklich sind.
Oft werden Aufbauzeiten, Stromversorgung, Kühlmöglichkeiten oder Absprachen zur Nutzung externer Dienstleister vergessen. Manche Locations verlangen Gebühren für Reinigung, Verlängerungen oder die Nutzung von Fremdcaterern. Wenn diese Punkte nicht drei Monate vor der Hochzeit geklärt sind, kommt es schnell zu Konflikten oder Zusatzkosten.
Ein Drei-Gänge-Menü dauert in der Regel 1,5 bis 2 Stunden, bei Buffets ist mehr Zeit nötig, weil Gäste nacheinander essen. Plant außerdem Puffer für Reden, kleine Programmpunkte oder Pausen zwischen den Gängen ein. Ein realistischer Zeitplan sorgt dafür, dass der Eröffnungstanz oder das Abendprogramm nicht nach hinten geschoben werden müssen.
Viele Paare vergessen, dem Caterer mitzuteilen, dass für die Hochzeitstorte Platz auf dem Dessertbuffet eingeplant werden muss. Auch Fragen wie Kühlung, Lieferung und Zeitpunkt des Anschneidens werden oft zu spät geklärt. Sprecht das unbedingt vorher ab, damit es am Abend keine hektischen Umbauten oder Verzögerungen gibt.
Jetzt ist der letzte Zeitpunkt, an dem Änderungen noch realistisch umgesetzt werden können. Später sind Anpassungen bei Menü, Getränken oder Logistik oft teuer oder schlicht nicht mehr machbar. Wer die typischen Fehler rechtzeitig vermeidet, hat am Hochzeitstag ein reibungsloses Catering, das Gäste begeistert und keine bösen Überraschungen bereithält.
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