Die Gästeliste ist das Herzstück eurer Hochzeitsplanung – und eine der größten Zeitfresser, wenn ihr sie analog führt. Wer wurde schon eingeladen? Wer hat zugesagt? Wer braucht ein vegetarisches Menü? Mit unserem digitalen Gästemanagement habt ihr alle Antworten auf einen Blick. Im Dashboard seht ihr sofort:
Gesamtzahl eurer Gäste
Gästeverteilung (Gast von Partner 1 oder Partner 2)
Aktuelle Zu- und Absagen
Menüauswahl für den Caterer (Normal, Vegetarisch, Vegan, Allergiker)
Damit habt ihr immer die volle Kontrolle – ohne Excel-Chaos oder endlose WhatsApp-Listen.
Startet die Gästeliste frühzeitig und gebt allen Gästen direkt eine klare Rückmeldefrist. Digitale Tools helfen euch, Zusagen und Absagen automatisch zu erfassen und auszuwerten.
„Wir hatten über 120 Gäste und hätten uns ohne digitales Tool gnadenlos verzettelt. Mit dem Gästemanagement war es plötzlich übersichtlich – wir wussten jederzeit, wer zugesagt hat und wie viele Veggies wir im Catering einplanen müssen.“ – Sarah & Jonas
Jeder Gast ist einzigartig – und das sollte sich in eurer Liste widerspiegeln. Mit unserer Einzelperson-Erfassung sammelt ihr nicht nur Name, E-Mail und Telefonnummer, sondern auch:
Begleitperson(en) oder Kinder
Zugehörigkeit (Freunde, Familie, Kollegen…)
Essensauswahl (Normal, Vegetarisch, Vegan, Allergien)
Rolle im Hochzeitstag (Trauzeuge, Fotograf, Blumenkind …)
Tischzuordnung und Adresse
Eigene Notizen (z. B. Geschenkideen, Anreise, Besonderheiten)
So habt ihr alle relevanten Details parat – und müsst später nicht mehrfach nachfragen.
Nutzt das Notizfeld für kleine, aber wichtige Zusatzinfos: „Liebt Gin Tonic“, „Bringt Kamera mit“, „Muss früh gehen“. Solche Details machen euren Tag reibungsloser und persönlicher. Hier könnt ihr auch die Geschenke eurer Gäste hinterlegen und so später in den Danksagungen kurz ansprechen.
Viele Einladungen richten sich nicht nur an Einzelpersonen, sondern an Paare oder ganze Familien. Mit der Paar-Erfassung erfasst ihr beide Gäste gleichzeitig – mit gemeinsamer Adresse, aber individuellen Menüwünschen, Rollen und Besonderheiten. Auch Kinder könnt ihr direkt hinzufügen. Damit spart ihr Zeit und behaltet trotzdem den Überblick über einzelne Vorlieben.
Das Beste: Die Sitzplatzwahl jedes Gastes wird automatisch an die digitale Sitzordnung weitergegeben – ihr seht also sofort, wer an welchem Tisch sitzt.
Erfasst Paare immer gemeinsam, auch wenn ihr ihre Daten einzeln habt. So vermeidet ihr Doppelungen und könnt beim Export direkt mit klaren Adressen arbeiten.
Ein häufiger Stressfaktor: der Überblick über Menüwünsche, Allergien und Sonderwünsche. Unser System zeigt euch live, wie viele normale, vegetarische, vegane oder allergikerfreundliche Menüs bestellt wurden. Mit wenigen Klicks erstellt ihr einen Export für den Caterer – übersichtlich und fehlerfrei.
Euer Vorteil: Niemand muss Listen händisch abgleichen oder „wer hatte nochmal vegan?“ rufen. Die Dienstleister erhalten eine saubere Datei – und ihr habt die Sicherheit, dass jeder Gast das richtige Menü bekommt.
Plant für Allergiker:innen nicht nur das Menü, sondern klärt auch mit dem Caterer die Kreuzkontamination. Für lebensbedrohliche Allergien empfehlen wir jedoch eine Absprache mit dem Caterer für ein gesondertes Einzelessen. Das ist oft unmöglich in einem Buffet für so viele Personen zu berücksichtigen! Eines ist sicher: So vermeidet ihr unangenehme Überraschungen am Tag der Hochzeit.
Die digitale Sitzplatzverwaltung nimmt euch die schwerste Arbeit ab: Sobald ihr einem Gast eine Tischnummer zuordnet, erscheint er automatisch in der Sitzordnungsliste. Mit dem Export könnt ihr eure Daten direkt an ein Karten-Drucksystem oder euren Papeterie-Dienstleister weiterleiten – ohne manuelles Abtippen.
Das spart nicht nur Zeit, sondern auch Fehler. Denn falsch geschriebene Namen oder vergessene Plätze gehören so der Vergangenheit an.
Exportiert eure finale Sitzliste zum Tischkartendrück für die Papeterie. Für die Menüplanung geht sie an euren Service und das Catering.
Gäste ändern ihre Meinung – sei es bei der Teilnahme, beim Menü oder beim Anreiseplan. Mit digitalem Gästemanagement könnt ihr diese Änderungen sofort einpflegen und alle relevanten Exporte neu generieren. Außerdem habt ihr die Möglichkeit, Gästen gezielt Infos zu schicken, etwa Erinnerungen, Shuttle-Pläne oder kurzfristige Updates.
So bleibt ihr flexibel – und alle Beteiligten bestens informiert.
Erstellt vorab Textbausteine für gängige Updates („Bitte denkt an eure Hotelbuchung“, „Shuttle fährt um 23:30 Uhr“). So spart ihr Zeit und es wirkt trotzdem persönlich.
Wählt die PDF-Version – perfekt für alle, die ihr Workbook ganz bequem auf Tablet oder Computer digital ausfüllen, speichern und jederzeit flexibel nutzen möchten.
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Antworten auf die wichtigsten Fragen rund um digitales Gästemanagement
Im Dashboard seht ihr sofort, wie viele Gäste zugesagt, abgesagt oder noch nicht geantwortet haben. Änderungen aktualisieren sich automatisch und lassen sich mit Filtern sortieren.
Mit der Paar-Erfassung erfasst ihr beide Personen nebeneinander, inkl. gemeinsamer Adresse und individueller Menüwahl. Auch Kinder lassen sich hinzufügen.
Das System zählt automatisch, wie viele Menüs in welcher Kategorie gebucht wurden. Ein Export für den Caterer sorgt dafür, dass alle Sonderwünsche berücksichtigt werden.
Ja, mit Auswahlfeldern lassen sich Gäste direkt zuordnen. Später könnt ihr nach diesen Kategorien filtern, um Sitzpläne oder E-Mails gezielt zu steuern.
Wenn ihr Gäste einer Tischnummer zuweist, erscheinen sie automatisch in der Sitzordnungs-Liste. Diese Daten können direkt an die Papeterie oder ein Kartendruck-Tool übergeben werden.
Das System hat ein eigenes Feld für Allergien und besondere Ernährungswünsche. Diese Informationen werden beim Export für Catering oder Service klar gekennzeichnet.
Ja, Änderungen lassen sich sofort speichern und spiegeln sich in allen Übersichten und Exporten wider. Damit bleibt eure Planung jederzeit aktuell.
Exports lassen sich an Catering, Papeterie oder Shuttle-Dienst weitergeben. So haben alle Dienstleister die relevanten Infos in der richtigen Form vorliegen.
Ja, alle Daten werden nur für eure Hochzeitsplanung gespeichert. Nach der Hochzeit könnt ihr sie mit einem Klick löschen oder archivieren.
Weil es nicht nur speichert, sondern aktiv organisiert: automatische Zählung, Filter, Exporte, Verknüpfung zur Sitzordnung und Menüs. Es spart euch Zeit und Nerven – und gibt euch die Sicherheit, nichts zu übersehen.
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