Drei Monate vor der Hochzeit steht ihr an einem Punkt, an dem das Dekokonzept längst festgelegt ist. Doch jetzt kommt es auf die Organisation im Detail an: Wer liefert welche Elemente, wann müssen sie an der Location sein, und wer baut sie auf? Typische Fehler entstehen, wenn Paare davon ausgehen, dass sich die Dienstleister untereinander abstimmen – oft passiert das nicht automatisch. Deshalb ist es entscheidend, dass ihr einen klaren Zeit- und Lieferplan erstellt, der alle Beteiligten einbindet.
Erstellt einen Lieferplan mit Uhrzeiten und Zuständigkeiten, den ihr an alle Dienstleister verschickt. Ein zentraler Kontakt (z. B. Trauzeuge oder Wedding-Planner) stellt sicher, dass nicht zehn verschiedene Handys gleichzeitig klingeln.
„Wir hatten so viele Dienstleister – Florist, Deko-Verleih, Candy-Bar – und dachten, die Location koordiniert das. Am Ende standen alle gleichzeitig in der Einfahrt. Zum Glück hatten wir eine helfende Hand, die das Chaos sortierte.“ – Julia & Marce
Ein häufiger Fehler: Floristinnen, Deko-Verleiher und die DIY-Helferinnen kommen gleichzeitig – und niemand weiß, wer welchen Bereich übernimmt. Legt genau fest: Wer dekoriert den Traubogen? Wer ist für die Tischblumen zuständig? Wer kümmert sich um Kerzenständer oder gemietete Vasen? Und was bringen Familie oder Freunde mit? Nur wenn diese Schnittstellen geklärt sind, läuft der Aufbau reibungslos.
Macht eine Checkliste pro Bereich: Trauung, Dinner, Candy-Bar, Lounge, Outdoor. Hängt diese Liste in der Location aus oder gebt sie in eine WhatsApp-Gruppe, damit jeder sofort weiß, wo er hingehört.
Viele Locations geben feste Aufbauzeiten vor – manchmal ist der Raum erst ab dem Morgen der Hochzeit verfügbar. Ein häufiger Fehler ist, dass Paare zu spät mit dem Aufbau beginnen oder nicht einkalkulieren, dass mehrere Dienstleister gleichzeitig Platz brauchen. Auch Lieferwege, Parkplätze und Aufzüge werden oft vergessen. All das kann dazu führen, dass wertvolle Zeit verloren geht und der Aufbau in Stress ausartet.
Sprecht die genauen Zeitfenster mit eurer Location ab und gebt diese an alle Dienstleister weiter. Fragt auch, ob ein früherer Aufbau am Vortag möglich ist – das entspannt alle Beteiligten.
Es sind oft die scheinbaren Kleinigkeiten, die am Hochzeitstag große Wirkung haben. Steht der Traubogen stabil, auch wenn Wind aufkommt? Gibt es Feuerverbot für echte Kerzen, sodass LED-Kerzen organisiert werden müssen? Ist klar, wer nach der Trauung die Stühle zurückträgt oder die Tischnummern aufstellt? Diese kleinen Absprachen wirken banal – fehlen sie, herrscht schnell Chaos.
Viele Locations verfügen über eine sogenannte Style & Safety Liste. Darin findet ihr von Feuerwerk über Konfetti bis Zuckerwatte alles, was in der Location oder im Außengelände erlaubt ist. Wenn es so etwas nicht gibt, dann macht mit eurer Location einen Detail-Check: Wo dürfen Kerzen stehen, wo nicht? Welche Deko darf an Wänden oder Decken befestigt werden? Besser jetzt nachfragen, als am Hochzeitstag improvisieren.
Viele Paare konzentrieren sich ausschließlich auf den Aufbau – und vergessen den Abbau. Wer räumt die Vasen und Kerzen am Ende des Abends weg? Wer holt die gemieteten Elemente ab, und bis wann müssen sie zurückgebracht werden? Ein häufiger Fehler ist, dass Paare das dem Caterer oder der Location überlassen wollen – dabei sind diese oft nicht zuständig. Wenn der Rückbau nicht geregelt ist, können hohe Zusatzkosten entstehen.
Plant den Rückbau genauso detailliert wie den Aufbau. Erstellt eine Abholliste für alle Dienstleister und sorgt dafür, dass Trauzeug*innen oder Helfer wissen, was am Ende wohin gehört.
Ein weiteres Problem: Florist, Deko-Verleiher, Location und Caterer arbeiten nebeneinander her – aber niemand hat das große Ganze im Blick. Wenn zum Beispiel der Caterer die Tische aufstellt, der Florist aber nicht weiß, wann er dekorieren darf, entstehen Verzögerungen. Klärt daher, wer als Koordinator fungiert und welche Infos zwischen den Dienstleistern geteilt werden müssen.
Bestimmt einen zentralen Ansprechpartner – entweder aus dem Freundeskreis oder einen professionellen Wedding-Planner. Diese Person hält alle Fäden in der Hand und sorgt dafür, dass die Deko wie geplant steht, ohne dass ihr selbst ins Schwitzen kommt.
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Antworten auf die wichtigsten Fragen rund um die Datumswahl
Viele Paare verlassen sich darauf, dass sich die Dienstleister selbst koordinieren. Oft fehlt aber ein gemeinsamer Liefer- und Aufbauplan. Das führt zu Chaos, Verzögerungen und Stress am Hochzeitstag.
Ein guter Lieferplan enthält: Dienstleistername, genaue Lieferzeit, Anlieferort, Aufbauzuständigkeit und eine Kontaktperson. Verschickt diesen Plan mindestens zwei Wochen vorher an alle Beteiligten.
Das hängt von den gebuchten Leistungen ab. Florist*innen bauen meist die Blumen auf, Verleiher liefern Mobiliar, aber nicht immer inklusive Aufbau. Wenn Freunde oder Familie helfen, sollte das vorher genau besprochen werden.
Häufige Probleme sind instabile Traubögen, nicht zugelassene Kerzen, fehlende Kabel für Lichterketten oder unklare Zuständigkeiten beim Umräumen von Stühlen nach der Trauung.
Bestimmt einen zentralen Ansprechpartner und erstellt einen Ablaufplan, der allen vorliegt. So weiß jeder, wann er an der Reihe ist und es kommt nicht zu Überschneidungen.
Am besten direkt beim Abschluss des Mietvertrags. Viele Verleiher verlangen Rückgabe am Folgetag. Sprecht ab, wer den Rückbau übernimmt und ob Helfer oder Trauzeugen unterstützen können.
Kläre, ob Kerzen erlaubt sind, wie mit Befestigungen an Wänden oder Decken umgegangen wird und welche Auf- und Abbauzeiten gelten. Auch die Nutzung von Aufzügen oder Parkplätzen ist wichtig.
Das hängt von der Größe der Hochzeit ab. Für 80 bis 100 Gäste reichen meist 4 bis 6 helfende Hände zusätzlich zu den Profis. Bei größeren Feiern sind mehr Helfer sinnvoll, um im Zeitplan zu bleiben.
Ein klarer Lieferplan mit Pufferzeiten hilft, Stress zu vermeiden. Hinterlegt auch eine Notfallnummer beim Anbieter, damit ihr im Ernstfall reagieren könnt. Am besten ist es, einen Ersatzkontakt oder einen Plan B zu haben.
Weil ab diesem Zeitpunkt die Logistik konkretisiert wird. Später sind Änderungen kaum mehr möglich. Wer jetzt alle Lieferungen, Aufbauzeiten und Schnittstellen klärt, hat die Garantie für eine reibungslose Umsetzung am großen Tag.
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