Vier Monate vor eurer Hochzeit seid ihr an einem entscheidenden Punkt: Die großen Dienstleister sind gebucht, aber die Details und Feinabstimmungen stehen noch aus. Was ihr jetzt klärt, erspart euch hektische Notlösungen in den letzten Wochen. Dazu gehören: grober Ablauf, Aufbauzeiten, Lieferwege, gewünschte Stil-Elemente, Menü-Optionen und erste logistische Eckpunkte wie Shuttle oder Übernachtung. Wichtig: Nicht alles muss final sein – aber Dienstleister*innen brauchen jetzt schon klare Leitplanken, um Equipment, Personal und Reserven einzuplanen.
Nutzt unsere “Pre-Final“-Checkliste im Planer an: Themen, die jetzt schon fixiert sein müssen, und solche, die noch etwas warten können. So überseht ihr keinen kritischen Punkt.
„Wir dachten, 4 Monate vorher ist noch alles entspannt – bis unser Caterer uns erklärte, dass er die erste finale Gästezahl schon jetzt für die grobe Personalplanung braucht. Wir könnten zwar noch bis eine Woche vorher was ändern, aber Zu- oder Absagen hätten wir doch jetzt sicher schon die Meisten …! Zum Glück konnten wir da sofort reagieren!“ – Lara & Jonas
Besprecht mit eurer Dienstleistern die gewünschten Aufbauzeiten. Mit eurer Location die Zulieferwege, Parkmöglichkeiten für Dienstleister*innen und technische Infrastruktur (Strom, Licht, Ton). Viele Orte haben feste Vorgaben, die man später nicht mehr ändern kann. Beim Catering klärt ihr jetzt die Menü-Richtung (Buffet, Menü, Fingerfood), Sonderwünsche (Allergien, vegetarische/vegane Optionen) und grob die Gästezahl. Achtung: Auch die Frage, wer den Mitternachtssnack bringt, muss jetzt bald entschieden werden – damit keine Lücke bleibt.
Fragt die Location nach einer „Hidden Costs“-Liste: Gibt es Gebühren für Reinigung, Strom, Verlängerung oder externe Dienstleister? Besser jetzt wissen als später böse Überraschungen erleben.
DJ oder Band brauchen jetzt Informationen über Aufbauzeiten, Platzbedarf, Stromanschlüsse und die grobe Reihenfolge von Reden, Eröffnungs-Tanz und Highlights. Fotografinnen und Videografinnen möchten wissen, ob es einen First Look, besondere Familienfotos oder abweichende Abläufe gibt. Nur so können sie Equipment und Zeitplan anpassen.
Schickt allen künstlerischen Dienstleister*innen einen vorläufigen Ablaufplan mit Zeitfenstern. Auch wenn Details noch offen sind, können sie ihr Setup danach ausrichten.
Dekoration und Floristik haben lange Vorlaufzeiten. Jetzt klärt ihr die Grundkonzepte: Farbwelten, Blumenarten, Tischkonzepte. Ebenso sollten Papeterie-Bestellungen wie Menükarten, Ablaufkarten und Sitzpläne spätestens jetzt in Auftrag gegeben werden. Änderungen kurz vor dem Druck sind oft teuer oder gar nicht mehr möglich.
Plant mindestens 10 % Reserve für Drucksachen (Platzkarten, Menüs). Nachbestellungen kurz vor der Hochzeit sind oft unverhältnismäßig teuer.
Jetzt gilt es bald, Gästezahlen zu stabilisieren und logistische Extras einzubinden: Shuttle-Optionen, Kinderbetreuung, Übernachtungen. Auch Zusatzleistungen wie Fotobox, Feuerwerk oder Candy Bar müsst ihr nun verbindlich buchen – viele Anbieter sind früh ausgebucht. Ihr findet diese Aufgaben zwar noch in der Timeline, könntet aber schon mal in den Anbietern stöbern. So vermeidet ihr, dass ihr auf Alternativen zurückgreifen müsst, die nicht zu eurem Stil passen.
Hinterlegt in euren Checklisten die Infos zu Übernachtung & Shuttle – das spart euch später viele Rückfragen.
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Antworten auf die wichtigsten Fragen rund um Rücksprachen & finale Abstimmungen
Klärt jetzt Aufbau- und Abbauzeiten, Lieferwege für Caterer, Floristen und Technik, die Stromversorgung (getrennte Kreise für Licht und Ton) sowie mögliche Einschränkungen wie Lärmschutz oder Kerzenverbot. Diese Infos sind entscheidend, weil später oft keine Anpassung mehr möglich ist.
Viele Caterer sprechen gleich zu Beginn mit dem Angebot diese Punkte mit euch. Wenn das nicht geschehen ist, braucht euer Caterer nun eine realistische Gästezahl, Menü-Richtung (Buffet, gesetztes Menü oder Mischform), Hinweise zu Allergien und Sonderwünschen sowie die geplante Dauer der Veranstaltung. Auch Zuständigkeiten wie Mitternachtssnack oder Getränkeversorgung sollten jetzt klar sein, damit das Personal eingeplant werden kann.
Musiker*innen brauchen Vorlauf für Technik, Repertoire und Ablauf. Ihr habt Erstgespräche mit ihnen geführt. Jetzt solltet ihr euch langsam festlegen, wenn noch nicht geschehen. Wenn sie frühzeitig wissen, wann Einlagen, Reden oder der Eröffnungstanz stattfinden, können sie ihr Equipment anpassen. Auch Strombedarf und Platzfrage sollten jetzt geklärt sein – improvisierte Lösungen kurz vor der Hochzeit sind oft teuer und fehleranfällig.
Fotografie und Video hängen stark vom Ablauf ab. Klärt, ob es einen First Look gibt, wann Gruppenfotos eingeplant sind und ob besondere Programmpunkte (z. B. Feuerwerk, Überraschungen) festgehalten werden sollen. Wenn das bislang noch nicht geschehen ist, können sie nur so ihre Zeitfenster und ggf. einen zweiten Fotografen oder Assistenten rechtzeitig organisieren.
Spätestens vier Monate vorher sollten ja Drucksachen wie Menükarten, Sitzplan-Templates oder Ablaufkarten in Auftrag gegeben werden. Nachbestellungen kurz vor der Hochzeit sind oft unverhältnismäßig teuer oder gar nicht mehr möglich. Plant mindestens zehn Prozent Reserve, damit Nachmeldungen oder Änderungen problemlos aufgefangen werden können.
Jetzt sollte, wenn noch nicht geschehen, auch das Grundkonzept für Blumen und Deko fixiert werden: Farbschema, Hauptblumen, Tischkonzepte. Florist*innen müssen Blumen rechtzeitig ordern und Personal für Aufbau einplanen. Besonders in beliebten Monaten kann es sonst passieren, dass bestimmte Blumenarten nicht mehr verfügbar sind.
Ihr solltet rechtzeitig Save-the-Date oder Einladungen mit klarer Zu-/Absage-Deadline verschickt haben. Nutzt nun unser digitales Tools, um Rückmeldungen zu überprüfen und ggf. zu korrigieren. So habt ihr eine belastbare Basis für Catering, Papeterie und Logistik, auch wenn einzelne Änderungen später noch möglich sind.
Beliebte Zusatzleistungen wie Fotoboxen, Candy Bars, Feuerwerk oder Kinderbetreuung sind oft schnell ausgebucht. Spätestens vier Monate vorher solltet ihr euch damit auseinandersetzen, was es gibt und was ihr wollt. Wir kommen im Planer noch dazu aber gerade bei Dienstleistern mit begrenztem Equipment lohnt sich eine frühe Buchung, um euren Wunschtermin zu sichern.
Dokumentiert alle Absprachen in Checklisten oder im digitalen Planer. Setzt Deadlines, definiert Verantwortliche und haltet Absprachen schriftlich fest. So vermeidet ihr Missverständnisse und könnt später alles nachverfolgen, ohne im Chaos von E-Mails und WhatsApp-Nachrichten unterzugehen.
Viele Themen wie Technik, Menü oder Papeterie brauchen Vorlauf, weil Dienstleister ihre Bestellungen und Personalplanung langfristig organisieren müssen. Wenn diese Punkte zu spät kommen, steigt das Risiko von Mehrkosten, Engpässen oder improvisierten Lösungen. Wer jetzt strukturiert handelt, feiert später entspannter.
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