Eine Gästeliste zu schreiben ist schon schwer – sie zu kürzen, noch viel schwerer. Viele Paare stellen fest, dass ihre erste Liste viel zu lang ist für Budget, Location oder den gewünschten Rahmen. Dann beginnt die Kunst des Reduzierens. Doch statt in Stress oder Konflikte zu geraten, könnt ihr diesen Prozess strukturiert und fair gestalten. Mit klaren Kategorien, gemeinsamer Priorisierung und einem cleveren Save-the-Date-Trick behaltet ihr die Kontrolle und schafft eine Gästeliste, die zu euch passt.
Die Kunst beim Reduzieren ist nicht, Menschen auszusortieren – sondern die Balance zwischen euren Herzenswünschen, dem Budget und der passenden Location zu finden. Mit einer klaren Strategie fällt keine Entscheidung willkürlich.
„Unsere erste Gästeliste hatte über 200 Namen – unmöglich für unser Budget. Mit Kategorien, Prioritäten und einem klaren System haben wir auf 116 Gäste reduziert. Und ehrlich gesagt: Es war perfekt. Jeder, der da war, war uns wirklich wichtig.“
– Katharina & Paul
Jede Location hat eine Kapazität, jedes Budget eine Obergrenze. Überlegt zuerst, wie viele Gäste wirklich realistisch sind: Passt die Zahl zur Location eurer Träume? Ist das Catering finanzierbar? Wollt ihr eine intime Feier oder ein großes Fest? Diese Rahmenbedingungen sind die Basis, bevor ihr über einzelne Namen diskutiert.
Definiert vorab eine Zielgröße, z. B. 60, 80 oder 100 Gäste. Das gibt euch einen Rahmen und verhindert, dass die Liste aus dem Ruder läuft.
Aus der ersten Gästeliste-Erstellung hat sich eine Art A und B Kontakte ergeben. Es gibt Gäste, die beide gerne dabei haben möchten … und solche, über die gemeinsam entschieden wird, wo aber einige nicht kommen können.
A-Kontakte: Herzensmenschen, die unverzichtbar sind.
B-Kontakte: Personen, die ihr gern dabeihättet, bei denen ihr aber flexibel seid.
Mit dieser Hilfe habt ihr ja schon eine Vorauswahl an Gästen, die ihr mit der Gästeplanung im digitalen Tool erfassen könnt. Schickt die Save-the-Date-Karten zuerst nur an eure A-Kontakte – mit einer kurzen Antwortfrist von 2–3 Wochen. Falls hier Absagen eingehen, könnt ihr die Save-the-Date-Karten anschließend gezielt an einige oder alle B-Kontakte senden. So vermeidet ihr Überbuchungen und haltet euch Spielraum offen.
Dieser Trick funktioniert besonders gut bei Feiern mit begrenzter Gästeanzahl. Er ist fair, transparent – und spart euch im Nachhinein schwierige Streichdiskussionen.
Manchmal reduziert sich die Gästeliste von selbst: Feiertage, Ferienzeiten oder lange Anreisen sorgen oft dafür, dass Gäste absagen müssen. Plant diese Faktoren ein und seid realistisch: Nicht jeder kann oder möchte zu einem bestimmten Termin reisen.
Ihr schreibt euch ja mit der Adresse auf, woher weit anreisende Gäste genau kommen. Ruft bei ChatGPT Ferien und/oder Feiertage für diese Region ab. Also seht ihr sofort, ob Ferien oder Feiertage deren Teilnahme beeinflussen könnten.
Jeder Gast bedeutet Kosten: Essen, Getränke, Platz in der Location, Einladungskarten, Gastgeschenke. Reduzierungen können daher einen spürbaren Unterschied machen. Man könnte also denken: “Lieber weniger Gäste, dafür mehr Budget für Dinge, die euch wirklich wichtig sind – etwa ein besonderes Menü, mehr Blumen oder ein hochkarätiger Fotograf.”
Allerdings solltet ihr auch bedenken, dass Gäste heute in der Regel Geldgeschenke bei Hochzeiten geben. Wenn ihr also eine “Geldhochzeit” plant, (und ihr wisst, dass eure Gäste gerne und viel geben) verteilen sich die festen Kostenpunkte – wie beispielsweise Fotografen, Blumenschmuck und Musiker – auf mehr Schultern.
Im Planer könnt ihr Gästeanzahl und Budget über die Kostenpunkte miteinander verknüpfen. So seht ihr, wie sich die Gesamtzahl eurer Gäste auf euer Budget auswirkt.
Die Kunst des Reduzierens heißt nicht, Menschen auszugrenzen. Es geht darum, eine Atmosphäre zu schaffen, die euch entspricht. Fragt euch: Mit wem möchten wir den Tag wirklich teilen? Wer gehört zu unserer Geschichte? Wer wird unser Fest bereichern? Eine kleinere Gästeliste kann Nähe, Intimität und emotionale Intensität verstärken.
Seht euch gemeinsam eure „Top 10-15 Menschen auf der jeweiligen Liste des jeweils Anderen an, ohne die ihr auf keinen Fall heiraten wollt“. Diese Listen geben Sicherheit in eure Entscheidungen und sind bei Zweifeln der emotionale Anker eurer Gästeliste.
Wählt die PDF-Version – perfekt für alle, die ihr Workbook ganz bequem auf Tablet oder Computer digital ausfüllen, speichern und jederzeit flexibel nutzen möchten.
PDF: 19,99 € als Download
Sichert euch als wertvolle Erinnerung an eure Planung die hochwertig gedruckte Version – perfekt zum Notieren, Mitnehmen und Aufbewahren.
Druckversion: 32,95 € zzgl. Versand
Antworten auf die wichtigsten Fragen rund um die Gästeliste
In Deutschland liegt die Durchschnittszahl bei 60–120 Gästen. Kleinere Feiern mit 30–50 Personen oder große Feste mit 150+ sind ebenfalls gängig.
Ja, solange noch keine Einladungen verschickt wurden. Danach wirkt es unhöflich. Deshalb früh klare Strukturen setzen.
Wenn sie nicht mehr zum Budget oder zur Location passt – oder wenn ihr das Gefühl habt, Gäste nur aus Pflichtgefühl einzuladen.
Durch getrenntes Notieren & individuelle Priorisierung: (Siehe auch den Magazin-Artikel: Unsere erste Gästeliste). Und durch das A-/B-Kontakte-System. So vermeidet ihr endlose Diskussionen.
Sprecht offen über euer Budget und eure Vorstellungen. Macht klar, dass ihr als Paar die finale Entscheidung trefft.
Plant 10–20 % Absagen ein. Bei großen Feiern oder Destination Weddings können es auch mehr sein.
Ja – er gibt euch Flexibilität, vermeidet Überbuchungen und schafft Fairness in der Planung.
Nur, wenn ihr privat verbunden seid. Es gibt keine Pflicht – eine kleinere Feier ist oft persönlicher.
Direkt: Pro Gast fallen Kosten für Essen, Getränke, Papeterie, Geschenke und mehr an. Weniger Gäste = mehr Spielraum für Qualität.
Mit einem digitalen Tool wie dem Hochzeitsplaner – dort habt ihr alle Posten, Notizen und Berechnungen zentral an einem Ort.
Nutzt unsere Tools und Services für eure perfekte Hochzeitsplanung
Alle Planungstools & Inspirationen sichern
Neue Paare erreichen & sichtbar werden
Im Marrylin Shop direkt bestellen
Marrylin.de wächst gerade – unsere ersten traumhaften Locations im Kreis Gütersloh, Oelde, Warendorf und Umgebung sind schon online.
Doch das Beste: Du kannst jetzt schon kostenlos deine gesamte Hochzeit digital planen – mit unserem genialen Hochzeitsplaner!
Erstelle deine Planung, lade Gäste ein, verwalte dein Budget, finde die passenden Dienstleister.
Jetzt kostenlos starten Login