Euer Hochzeitstag ist ein emotionales Highlight – und gleichzeitig ein kleines Logistik-Wunder. Ein realistischer, gut getakteter Zeitplan sorgt dafür, dass ihr im Flow bleibt: vom Getting Ready über Trauung und Fotos bis hin zu Dinner, Programmpunkten und Party. Plant Pufferzeiten an allen Übergängen ein (Styling, Fahrten, Gratulation, Gruppenfotos), definiert klare Zuständigkeiten (Tageskoordination) und haltet den Ablauf schriftlich für alle Dienstleister fest. So verhindert ihr Staus, Doppelansagen und „Wer macht das jetzt?“-Momente.
Legt euren Ablauf in Zeitblöcken an (z. B. 10–15 Minuten), nicht minutengenau. So bleibt ihr flexibel, ohne den roten Faden zu verlieren. Erstellt eine Kurzversion (eine Seite) für Trauzeug:innen und Dienstleister.
„Unser größter Gamechanger war eine Tageskoordinatorin. Wir konnten einfach genießen, während sie Zeitplan, Dienstleister und kleine Überraschungen im Blick hatte. Ohne sie hätten wir uns verzettelt.“ – Lea & Martin
Haare & Make-up dauern fast immer länger als gedacht – besonders bei mehreren Beteiligten. Plant Slots pro Person (Richtwert: Braut Make-up 60–75 Min., Hair 60–90 Min.; Brautjungfern je 30–45 Min.). Ein First Look spart später Zeit, weil Paarfotos vor die Trauung rücken können. Achtet auf Snacks & Wasser: Ein leerer Magen killt Energie und Laune. Legt alle Essentials bereit (Outfit-Steamer, Nähset, Sicherheitsnadeln, Taschentücher).
Plant eine 30-Minuten-Reserve zwischen Styling-Ende und Abfahrt. Nutzt eine Playlist & kleine Box fürs Getting Ready – Musik entspannt, während alles finalisiert wird.
Zeremonien dauern je nach Art unterschiedlich (standesamtlich 20–30 Min., frei 30–45 Min., kirchlich 45–60 Min.). Plant den Auszug mit Musik und stoppt den Strom an Gratulationen bewusst: Erst Sektempfang an Ort B, dann gezielte Gratulationslinie (z. B. 20–30 Min.). Für Gruppenfotos arbeitet ihr am besten mit einer Personenliste und einer helfenden Stimme (Trauzeuge) als „Caller“. So gehen die Fotos dynamisch und ihr verliert nicht die Kontrolle über den Zeitplan.
Legt max. 6–8 Gruppen fest (Familien, Trauzeug:innen, Uni-Clique etc.). Danach 10–15 Min. Paarportraits im nahen Schatten/Schönlicht. So bleibt der Empfang lebendig.
Beim Empfang: Häppchen & kalte Drinks bereitstellen, damit niemand „auf Sparflamme“ läuft. Beim Dinner vermeidet ihr Wartezeit, wenn Vorspeisen serviert werden und der Hauptgang ggf. an Buffetstationen mit zwei identischen Linien ausgegeben wird. Plant Reden/Spiele zwischen den Gängen (nie während des Services) und markiert einen klaren Cut-off vorm Eröffnungstanz. Denkt an Dessert vs. Hochzeitstorte: Torte braucht Platz, Kühlung und ein definiertes Fenster fürs Anschneiden (z. B. direkt nach der Vorspeise als Dessert-Opener oder vor dem Tanz als Sweet-Highlight).
Zeit für ein 3-Gänge-Menü: 90–120 Min. Buffet: 120–150 Min. Plant nach dem Hauptgang 15–20 Min. Luft für Reden, dann Dessert oder Torte.
Rechnet Fahrten realistisch (innerstädtisch +10–15 Min. Puffer). Prüft Park-/Shuttle-Optionen für Gäste, Zugänge für Rollstühle/Kinderwagen und Beschilderung in der Location. Für Outdoor-Elemente (Sektempfang, Fotos, freie Trauung): Wetter-Backup (Zelt, Pavillon, Indoor-Option, Decken, Ventilatoren), klare Entscheidungslinie (T-minus 24–48 Std.). Holt Kontaktlisten aller Dienstleister (Mobilnummern) auf einer Seite.
Verabredet „Wer entscheidet wann was?“ (z. B. Wetter-Move bis 10 Uhr am Hochzeitstag durch Tageskoordination). Kommuniziert das fix an alle Gewerke per Gruppenchat.
Legt fest, wer am Tag X was entscheidet (Tageskoordinator:in, Trauzeug:innen). Teilt Notfallkörbchen auf (Damen/Herren/Eltern-Kit): Pflaster, Blasenpflaster, Deo, Haarspray, Nähset, Sicherheitsnadeln, Kopfschmerztabletten, Fleckenstift, Ladekabel, Traubenzucker, Taschentücher. Hinterlegt Umschläge mit Gagen/Trinkgeld (klar beschriftet). Richtet Vendor-Meals (Mahlzeiten für Dienstleister) zeitlich so, dass niemand während kritischer Momente fehlt.
Haltet euch an eure Checklisten (Ablauf, Kontaktliste, Notfall, Gagen) indem ihr sie den Trauzeug:innen übergebt – ihr selbst seid an diesem Tag nur für „Ja“ und „Wow“ zuständig.
Der beste Plan nützt nichts, wenn ihn niemand kennt. Versendet spätestens 5 Tage vorher ein kompaktes PDF an alle Dienstleister: Zeitplan, Anfahrtskizze, Kontaktliste, Auf-/Abbauzeiten, Hausregeln (Kerzen, Lärm, Ladetüren), Wetter-Plan B. Für Familie/Trauzeug:innen gibt es eine Kurzversion (1 Seite). Legt Print-Exemplare im Backstage/Office der Location aus. Ergebnis: Alle arbeiten synchron – und ihr könnt genießen.
Benennt im Plan Punkt-Owner pro Abschnitt (z. B. „Sektempfang öffnen: Serviceleitung“, „Reden anmoderieren: DJ/MC“). So passieren Dinge automatisch – ohne Rückfragen an euch.
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Antworten auf die wichtigsten Fragen rund um den Hochzeitstag-Ablaufplan
Plant in Zeitblöcken statt in Minuten und setzt an jedem Übergang 10–20 Min. Puffer (Styling→Abfahrt, Trauung→Gratulation, Empfang→Fotos). Hinterlegt eine Kurzversion für alle Beteiligten und eine Detailversion fürs Team.
Braut: Hair 60–90 Min., Make-up 60–75 Min.; Begleiterinnen je 30–45 Min. Plant Parallel-Styling (zwei Artists) und eine 30-Min. Reserve vor Abfahrt.
Ideal: First Look + Paarfotos vor der Trauung (45–60 Min.), danach nur kurze Portrait-Top-ups (10–15 Min.) zum Abendlicht. So bleibt der Empfang lebendig.
Standesamt 20–30 Min., freie 30–45 Min., kirchlich 45–60 Min. Addiert 10–15 Min. für Auszug & Neuformierung vor Ort.
Gratulationen kanalisieren (z. B. feste Gratulationslinie), Gruppenliste + Caller, beim Dinner Vorspeise servieren und ggfs. zwei identische Buffets aufbauen.
Nie während des Servierens. Besser: kurz nach Clearing eines Gangs, dann Programmpunkt; vor dem Eröffnungstanz einen klaren Cut setzen.
Definiert T-minus-Entscheidungen (z. B. 48/24 Std.), kommuniziert Plan B (Zelt/Indoor) schriftlich an alle Gewerke, hinterlegt Material-Listen (Decken, Ventilatoren, Regenschirme) und Zuständigkeiten.
Fehlende Park/Anfahrtsinfos, zu knappe Fahrzeit-Puffer, kein Ansprechpartner für Dienstleister, ungeklärte Hausregeln (Kerzen, Lautstärke) – all das kostet Minuten, die ihr später vermisst.
Packt Getting-Ready-Snacks (Obst, Nüsse, Wraps) und Wasser ein. Im Plan Snack-Fenster vor Trauung/Foto blocken; bittet Trauzeug:innen, Vendor-Meals/Water-Drops zu timen.
Wenn ihr entlastet sein wollt: ja. Eine koordinierende Person hält Zeit, Dienstleister, Wetterentscheidungen, Programmpunkte und Notfälle zusammen – ihr bleibt im Moment.
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